Työsopimuslaki edellyttää pääsääntöisesti, että ennen työntekijän irtisanomista henkilökohtaisilla perusteilla työntekijää on varoitettava, ja hänelle on annettava mahdollisuus korjata varoitukseen johtanutta menettelyään tai laiminlyöntiään.
Usein ennen varsinaista varoitusta työntekijälle annetaan (suullinen) huomautus. Mikäli työpaikalla on vakiintunut käytäntö antaa huomautus ennen varsinaista varoitusta, voi työnantajalle muodostua velvollisuus huomautuksen antamiseen, vaikka pelkkä laki ei suoranaisesti tällaiseen menettelyyn velvoitakaan.
Varoitus on pääsäännön mukaan annettava viimeistään noin kuukauden kuluessa moitittavan menettelyn tai laiminlyönnin tapahtumisesta. Yleensä ottaen se on kuitenkin parasta antaa selvästi aikaisemmin.
Varoituksen tarkoitus on saattaa työntekijän tietoon, että tietty menettely tai laiminlyönti ei ole hyväksyttävää, ja että työnantaja suhtautuu asiaan niin vakavasti, että mikäli asia toistuu, harkitsee työnantaja työsuhteen päättämistä. Varoituksen myötä työntekijälle annetaan mahdollisuus korjata virheellistä menettelyään tai laiminlyöntiään. Irtisanominen varoituksen antamisen jälkeen ei siten ole mahdollista, mikäli työntekijä ei ole menetellyt varoituksen antamisen jälkeen moitittavasti. Varoituksen antaminen tietyllä tapaa toisin sanoen ”nollaa” työntekijän aiemmat virheet.
Työnantajan varoituskäytännön on oltava johdonmukainen ja tasapuolinen. Tämä tarkoittaa muun ohella sitä, että mikäli työntekijä A on saanut varoituksen menettelystä X, pitäisi myös työntekijän B saada menettelystä X varoitus. Näin ainakin, mikäli A ja B toimivat samankaltaisissa työtehtävissä. Ja käännettynä: jos A ei ole saanut varoitusta menettelystä Y, ei myöskään B:lle tulisi antaa varoitusta menettelystä Y. Työnantajan varoituskäytäntö voi olla myös sellainen, että ennen irtisanomista tulee antaa kaksi varoitusta. Epäjohdonmukainen tai epätasapuolinen varoituskäytäntö voi irtisanomisriitatilanteessa johtaa siihen, että irtisanomiselle ei katsota olevan perusteita.
Työsopimuslaki ei edellytä kuulemistilaisuuden järjestämistä ennen varoituksen antamista. Tietyissä tilanteissa on kuitenkin tarkoituksenmukaista antaa työntekijälle mahdollisuus tulla kuulluksi ennen varoituksen antamista.
Laki ei edellytä varoituksen antamista kirjallisena. Varoituksen antamista vain suullisena ei kuitenkaan missään nimessä voida pitää suositeltavana. Mikäli työsuhde halutaan päättää, tulee työnantajan nimittäin pystyä osoittamaan, että varoitus on annettu. Voidaankin katsoa, että on sekä työnantajan että työntekijän edun mukaista, että varoitus annetaan kirjallisesti. Työnantaja voi pyytää työntekijää allekirjoituksellaan vahvistamaan, että työntekijä vastaanottanut varoituksen. Työntekijän allekirjoitus ei kuitenkaan tarkoita sitä, että työntekijä hyväksyisi varoituksessa esille tuodut seikat oikeiksi.
Varoitukseen tulisi kirjata vähintäänkin:
- Konkreettinen kuvaus työntekijän moitittavasta käyttäytymisestä.
- Selvitys niistä velvollisuuksista, joita työntekijä on rikkonut.
- Vaatimus siitä, että työntekijän on korjattava menettelyään.
- Ilmoitus siitä, että samankaltainen menettely voi johtaa irtisanomiseen.
Mikäli työntekijän varoituksessa tarkoitettu moitittava menettely/laiminlyönti toistuu tai jatkuu, ja menettely on objektiivisesti arvioiden riittävän moitittavaa, voi käsillä olla irtisanomisperuste. Laissa on säädetty tiukat kriteerit työnantajan toimesta tapahtuvalle irtisanomiselle, joten irtisanomisperusteen olemassaoloa on syytä pohtia huolellisesti. Mikäli työnantajan toteuttama irtisanominen katsotaan perusteettomaksi, voidaan työnantaja velvoittaa maksamaan työntekijälle korvauksia perusteettomasta irtisanomisesta. Korvauksen määrä voi olla jopa työntekijän kahden vuoden palkkaa vastaava rahasumma.
On syytä korostaa sitä, että työnantajalla ei lähtökohtaisesti ole irtisanomisperustetta, mikäli varoituksessa tarkoitettu moitittava menettely ei ole riittävän samankaltaista kuin varoituksen antamisen jälkeen tapahtunut moitittava menettely. Jos siis työntekijää on varoitettu esimerkiksi myöhästelystä, ei häntä lähtökohtaisesti voida myöhemmin irtisanoa heikkojen työsuoritusten takia.
Varoittamiseen ja siihen mahdollisesti liittyvään irtisanomiseen liittyen työnantajan tulee olla siinäkin mielessä tarkkana, että varoitus ”vanhenee” tietyn ajan kuluessa. Tämä tarkoittaa, ettei irtisanomista voida perustaa kuinka vanhaan varoitukseen tahansa. Oikeuskäytännössä on katsottu, että varoituksen vanhentumisaika on, riippuen moitittavan menettelyn tai laiminlyönnin laadusta, muutamasta viikosta noin 1,5 vuoteen. Varoituksen vanhentumisen jälkeen työnantajan tulisi moitittavan menettelyn tai laiminlyönnin toistuessa irtisanomisen sijasta pääsääntöisesti turvautua uuden varoituksen antamiseen.
Factassa työoikeudellisia asioita hoitaa muiden asianajajien ohella Jouko Juntunen, joka on avustanut päämiehiämme lukuisissa työoikeudellisissa asioissa.